Als je een evenement gaat organiseren, dan wil je dat alles perfect verloopt. Dat kan alleen als je de organisatie vanaf stap 1 professioneel aanpakt. Zeker als je veel gasten verwacht of als er belangrijke personen zullen komen, dan wil je geen flater slaan. Begin op tijd met de organisatie. Dat is de belangrijkste tip die je ter harte kunt nemen. Een evenement op het laatste moment even uit de grond stampen gaat maar zelden goed.
De locatie bezoeken
Het is belangrijk om de locatie waar het evenement plaatsvindt te bezoeken. Je kunt dan beoordelen hoe je die gaat inrichten. Waar komen de rode lopers om de gasten te ontvangen? Waar kun je kramen neerzetten waar de sponsoren zich kunnen presenteren? En natuurlijk: hoe ga je de bezoekersstromen laten lopen. Als het om een evenement gaat waarbij het publiek niet hoeft te zitten maar rondloopt is het handig om toch wat zitjes te maken voor als mensen even willen uitrusten. Zijn er sprekers dan moet de plaats waar het spreekgestoelte komt te staan worden bepaald en moet er gekeken worden of er geluidsversterking nodig is en zo ja hoe die wordt geregeld.
De vergunning
Voor vrijwel elk evenement is een vergunning nodig. Alleen voor een bruiloft is dat vaak niet aan de orde als je die organiseert in een zalencomplex. Zij hebben namelijk een permanente vergunning voor het organiseren van feesten en partijen. Zeker als er ook buiten het gebouw voorzieningen nodig zijn dan is een vergunning noodzakelijk. Denk aan het afzetten van de straat voor het pand, het uitleggen van lopers of projecttapijt en het aanbrengen van spandoeken, vlaggen of extra verlichting. Vraag de vergunning tijdig aan, gemeenten hebben hiervoor speciale procedures die doorgaans enkele weken of langer in beslag nemen.
Artiesten en catering
Wil je tijdens je evenement een artiest op laten treden, houd er dan rekening mee dat veel artiesten vaak al een volle agenda hebben, zeker als het gaat om iemand die op dit moment populair is. De meeste artiesten maken gebruik van een boekingsbureau. Zij kunnen je vertellen of de artiest beschikbaar is op het gewenste moment, wat het honorarium is en welke voorzieningen nodig zijn. Er moet een geluidsinstallatie zijn die aan bepaalde eisen voldoet. Daarnaast moet de artiest over een kleedkamer beschikken. Ook het regelen van catering tijdens het evenement moet je op tijd afspreken. Een cateraar wil graag weten hoeveel mensen er komen, dus dan is het ook handig dat je genodigden vraagt om hun komst te bevestigen. Qua catering is het vaak handig om te werken met een buffet. Als je voor bijvoorbeeld het schenken van drankjes of rondgaan met hapjes personeel wilt inhuren dan kan de locatie waar je je evenement organiseert je daar vaak mee helpen. Vaak hebben zij eigen personeel dat kan worden ingezet in de bediening.
